Allmänna villkor

Kundavtal för Danadot

Avtalsversion 5 · 9 september 2026

Avtalet gäller Kundens beställning av Danadot för sin verksamhet. Det omfattar beställningen nedan, allmänna villkor, personuppgiftsbiträdesavtal och bilagorna 1–3. Bilaga 3 reglerar benchmark, forskning, utveckling och AI. Kunden kan begränsa de användningar som anges där genom ett skriftligt besked till WeOffice.

Parter

Leverantör: WeOffice AB, organisationsnummer 556906-2382, Hagaesplanaden 96, 113 69 Stockholm. Kontakt: info@danadot.com. Danadot är WeOffices produktnamn.

Kund: den organisation som anges i orderbekräftelsen, med det juridiska namn, det organisationsnummer och den faktureringsadress som Kunden har registrerat i Danadot före köpet. Kontaktperson med beställningsbehörighet är den användare hos Kunden som lade beställningen och godkände detta avtal i Danadot; användarens namn och e-postadress framgår av orderbekräftelsen och av Kundens användarförteckning i tjänsten. Kunden ansvarar enligt punkt 1 för att den användaren har rätt att företräda Kunden.

Beställning

Parterna godkänner samma ifyllda avtalsversion genom underskrift eller dokumenterat elektroniskt godkännande. Ett kvitto ändrar inte i efterhand det som parterna har avtalat.

För Kunden: behörig företrädare undertecknar, eller godkänner avtalet elektroniskt i Danadot. Ett elektroniskt godkännande registreras med användare, organisation, tidpunkt och avtalstextens kontrollsumma.

För WeOffice AB: behörig företrädare undertecknar, eller bekräftar beställningen i Danadot. Orderbekräftelsen med sitt ordernummer är WeOffices bekräftelse.

Allmänna villkor

1 Avtal och användare

Avtalet ingås med Kunden som företag, organisation eller offentlig verksamhet. Den som beställer ska ha rätt att företräda Kunden. En användare blir inte personligen betalningsskyldig för organisationens köp enbart genom att skapa ett konto.

Beställningen har företräde framför de allmänna villkoren. Personuppgiftsbiträdesavtalet med bilagor har företräde i frågor om behandling på Kundens uppdrag. Ett särskilt biträdesavtal ersätter denna del endast om parterna skriftligen har avtalat om det.

Kunden ansvarar för sina användares behörigheter och användning av tjänsten. Konton är personliga. Behörighet till ett projekt innebär inte behörighet till andra projekt. Kunden ska omgående anmäla misstänkt obehörig åtkomst.

2 Leverans och Kundens medverkan

WeOffice tillhandahåller de funktioner och resultat som anges i beställningen och utför arbetet fackmässigt. Funktioner som endast beskrivs som planerade ingår inte. Väsentliga förseningar och orsaken till dem ska meddelas Kunden utan onödigt dröjsmål.

Kunden lämnar korrekta och nödvändiga uppgifter, granskar beställningen och medverkar enligt tidplanen. Om Kundens försening påverkar leveransen ska parterna anpassa tidplanen. Extra arbete eller utökad omfattning kräver Kundens godkännande av pris och villkor innan det påbörjas. Enkätleverans sker inom tio arbetsdagar efter att insamlingen avslutats och Kunden lämnat det fullständiga underlag som behövs för den avtalade analysen.

Enkätbaserade funktioner öppnas när betalningen har verifierats och leveransen har kontrollerats och aktiverats av WeOffice. Jämförelse med WeOffices benchmarkvärden ingår i leveransen först när benchmarkunderlaget uppfyller kraven i bilaga 3 på antal svarande per insamling och antal organisationer. Saknas tillräckligt underlag utgår jämförelsen och Kunden underrättas; övriga delar av leveransen påverkas inte. Funktionen Spaces ingår bara om den har beställts. Tidigare självständigt köpt och fortfarande giltig åtkomst behålls, men ger inte tillgång till ännu inte aktiverade enkätresultat.

3 Pris betalning och paketbyte

Priset är det som Kunden godkänt i beställningen. Moms tillkommer enligt tillämpliga regler. Nya priser ändrar inte ett redan ingånget avtal. Fakturering och eventuell elektronisk faktura sker enligt uppgifterna i beställningen.

Betalning ska ha mottagits och verifierats innan enkäter skickas ut eller betalda tjänster aktiveras. Vid faktura registrerar en behörig administratör hos WeOffice att betalningen har mottagits. Ett godkännande av beställningen innebär inte rätt till åtkomst före betalning. Vid sen betalning får lagstadgad dröjsmålsränta och tillåtna avgifter tas ut. Kunden ska utan dröjsmål meddela ett sakligt bestridande och betala den ostridiga delen. Förfallen faktura medför inte automatisk paus av ett redan aktiverat projekt. WeOffice får pausa ett projekt inom avtalets ramar. Ett sakligt bestridet belopp är inte i sig grund för avstängning.

Byte mellan Danadots paket sker enligt en ändringsbeställning som bekräftas av WeOffice. Vid byte till ett dyrare paket betalar Kunden den mellanskillnad som framgår av ändringsbeställningen innan de tillkommande tjänsterna aktiveras. Vid Kundens frivilliga byte till ett billigare paket återbetalas inte prisskillnaden.

Ändringsbeställningen ska ange vilka tidigare betalningar som tillgodoräknas, beloppet att betala, vilka tjänster som ingår och eventuell ändring av licensens slutdatum. Ingen separat administrativ avgift tas ut för paketbytet. En genomförd enkät kan inte retroaktivt byta innehåll eller enkätversion. Kundens rätt till prisavdrag eller återbetalning vid fel, utebliven avtalad leverans eller enligt tvingande lag påverkas inte.

4 Licens och projektgräns

Kunden får använda köpta funktioner för det projekt, antal personer och berörda arbetsställen som anges i beställningen. Fler arbetsställen kan köpas till. Projekt kan även offereras särskilt.

Samma projekt avgränsas genom organisation, berörda arbetsställen, personalgrupp och förändringens syfte. Kunden får rätta uppgifter, ändra egenskaper hos lokalerna och pröva olika scenarier inom projektet. Arbetsställen får inte bytas ut så att licensen i praktiken används för ett annat projekt. Utökad omfattning avtalas särskilt. Köp för ett projekt ger inte rättigheter i ett annat projekt.

Licensen gäller i ett år från startdatumet. Startdatumet är den dag betalningen har verifierats: vid kortbetalning den dag köpet genomfördes, och vid faktura den dag en behörig administratör hos WeOffice registrerar att betalningen har mottagits. Enkätleveransens aktivering är ett separat villkor för användning och flyttar inte i sig licensens startdatum. Startdatum och slutdatum ska framgå tydligt och gäller samtliga beställda tjänster enligt beställningen. Efter licensens slut övergår Kundens åtkomst till läsläge i tre år, om inte en annan tid anges i beställningen. I läsläget kan Kunden läsa och skriva ut de publicerade enkätresultat och analyser som redan levererats. Bevarande av material ger inte i sig fortsatt redigeringsrätt.

Tilläggsköp kan förlänga projektets licens med högst ett år per tilläggsköp. Tilläggsbeställningen ska ange nytt slutdatum, beräkningsregel, vilka rättigheter som omfattas och pris innan Kunden godkänner köpet. Ingen automatisk förlängning eller återkommande debitering sker. Gratisräknaren är ett separat projekt och får användas, och nya gratisräknare skapas, även efter köp inom gratisnivåns angivna gränser. Ett gratisprojekt får inte användas för att flytta betalda rättigheter mellan projekt.

5 Resultat och rättigheter

Tjänsten ger beslutsunderlag utifrån tillgängliga uppgifter och de antaganden och inställningar som används. Kunden ansvarar för sina indata, egna ändringar och beslut om tillämpning. WeOffice garanterar inte ett visst ekonomiskt eller verksamhetsmässigt resultat. Att Kunden granskar, ändrar, skriver ut eller använder rapporten begränsar inte WeOffices ansvar för fel i den avtalade tjänsten.

Kunden behåller rättigheterna till sitt eget material och får använda levererade resultat i sin verksamhet samt dela dem med rådgivare och utförare för projektets ändamål. Den rätten består efter licensens slut för redan levererade resultat. Kunden ansvarar för att utlämnande av personuppgifter sker lagligt.

WeOffice behåller rättigheterna till programvara, beräkningsmodeller, enkätfrågor och annat eget bakgrundsmaterial. Kunden får använda frågorna i den beställda undersökningen, men inte kopiera instrumentet för nya undersökningar, sälja det vidare eller göra det allmänt tillgängligt utan tillstånd. Lagstadgad skyldighet att lämna ut handlingar påverkas inte.

6 Fel och avbrott

Kunden ska anmäla fel skriftligen utan oskäligt dröjsmål efter att felet upptäckts. WeOffice ska avhjälpa fel som WeOffice ansvarar för inom skälig tid. Om ett väsentligt fel eller en väsentlig försening inte rättas efter skriftlig begäran och skälig frist får Kunden häva den berörda delen och få tillbaka betalning för den del som inte kunnat användas. Vid kvarstående mindre fel får Kunden ett skäligt prisavdrag.

WeOffice får göra nödvändigt underhåll och ska, när det är möjligt, informera i förväg om planerade avbrott. Ingen särskild garanterad tillgänglighetsnivå gäller om inte den anges i beställningen. Reglerna om fel gäller även vid avbrott som WeOffice ansvarar för.

7 Skadestånd

Om WeOffice enligt detta avtal är skadeståndsskyldigt för ordinarie leverans eller användning av tjänsten, omfattar ansvaret endast styrkt direkt skada. WeOffices sammanlagda ansvar är begränsat till 25 procent av det avtalade ordervärdet exklusive moms för den order som skadan avser. Om skadan hänför sig till flera order beräknas taket på de berörda ordernas sammanlagda värde. Begränsningen är ett sammanlagt tak och gäller inte på nytt för varje krav eller kalenderår.

Ersättning lämnas inte för indirekt skada, såsom utebliven vinst eller verksamhetsbortfall. Begränsningarna gäller inte vid uppsåt, grov vårdslöshet eller i den utsträckning tvingande lag hindrar dem. Prisavdrag, återbetalning och skyldigheten att rätta fel enligt punkt 6 räknas inte som skadestånd och omfattas inte av skadeståndstaket.

Kunden ska framställa ett skadeståndskrav skriftligen inom sex månader efter att Kunden upptäckte eller borde ha upptäckt de omständigheter som grundar kravet och senast tolv månader efter den berörda orders licenstids slut. Båda frister ska vara uppfyllda. Fristen avser anmälan till WeOffice, inte att talan måste väckas inom samma tid. Tidsfristerna gäller inte ansvar enligt personuppgiftsbiträdesavtalet eller i den utsträckning tvingande lag hindrar dem.

Registrerades rätt till ersättning enligt dataskyddsförordningen får inte begränsas genom avtalet. Ansvaret mellan parterna för dataskyddsbrott regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet.

8 Sekretess och personuppgifter

Parterna ska skydda den andres icke offentliga affärs-, verksamhets- och säkerhetsuppgifter och bara använda dem för att fullgöra avtalet. De får lämnas till personer som behöver dem och omfattas av motsvarande sekretess. Skyldigheten gäller även efter avtalets slut, men inte uppgifter som lagligen blivit offentliga eller måste lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut.

En offentlig kund prövar själv frågor om allmän handling och sekretess. Avtalet garanterar inte sekretess för priser, enkätsvar eller andra handlingar. WeOffice behandlar uppgifter för kontoadministration, fakturering och egen säkerhet under eget personuppgiftsansvar enligt separat integritetsinformation. Kundmaterial får användas för benchmark, forskning, utveckling och AI endast enligt bilaga 3.

WeOffice använder Microsofts produkter för intern administration av avtal, fakturering och affärskontakter under eget personuppgiftsansvar. Respondentdata, ursprungliga enkätsvar och Danadots projekt- och analysmaterial lagras inte i Microsofts molntjänster.

9 Avtalets upphörande och tvist

Vardera parten får säga upp berörd del vid ett väsentligt avtalsbrott som inte rättas inom 30 dagar efter skriftlig begäran. WeOffice får tillfälligt begränsa åtkomst om det är nödvändigt för att stoppa ett konkret säkerhetshot eller olaglig användning. Åtgärden ska vara proportionerlig, Kunden ska informeras snarast och åtkomsten återställas när skälet upphört.

Kontoborttagning avslutar inte Kundens beställningar. Betalda projekt arkiveras så att order- och leveranshistorik bevaras. Nödvändig betalnings- och revisionshistorik knyts till Kunden och beställningen och är åtkomlig för behörig administration. Material och personuppgifter gallras enligt bilaga 1 och lag. Nödvändiga bokförings- och anspråksuppgifter får bevaras enligt lag och dokumenterat behov, men inte enkätsvar generellt.

Avtalsändringar kräver båda parters godkännande, med undantag för uppdateringar inom bilaga 3:s uttryckliga ram och ändringar av underbiträden enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. Vid avvikelse mellan språkversionerna gäller den svenska. Svensk rätt gäller. Tvist prövas av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

10 Export byte och frivilligt avslut

Kunden kan själv skriva ut tjänstens resultat och analyser under avtalad åtkomsttid. På begäran lämnar WeOffice en CSV-fil med Kundens projektinställningar som kompletterar rapporten. Endast behörig WeOffice-administratör får ta fram och lämna ut filen, efter kontroll av mottagarens rätt att företräda Kunden.

Export avser utlämnande av befintliga uppgifter. Framtagning av nya analyser eller kundanpassade rapporter ingår inte, om detta inte särskilt har avtalats. Detta begränsar inte Kundens rättigheter enligt tvingande lag.

I den ordinarie tjänsten och kundexporten lämnas enkätresultat endast ut i sammanställd form på gruppnivå, med tillämpning av avtalade integritetsspärrar. Enskilda respondenters svar och rådata från enkäten ingår inte. Aggregerade och anonymiserade benchmarkvärden ingår däremot i leveransen, eftersom jämförelsen med dem är en del av det Kunden har beställt. De redovisas enligt bilaga 3:s gränser för antal svarande och antal organisationer, så att varken en enskild deltagare eller en annan kundorganisation kan identifieras. Det gemensamma benchmarkunderlaget som sådant, andra kunders identifierbara uppgifter och programmets källkod ingår inte i den ordinarie kundexporten. Detta begränsar inte skyldigheter enligt tvingande lag eller tillämpligt personuppgiftsbiträdesavtal.

För tjänster som omfattas av tvingande regler om byte av databehandlingstjänst ska WeOffice lämna det bistånd, de exporterbara uppgifter och de tidsfrister som lagen kräver. Ingen särskild bytesavgift tas ut.

Priset för tjänsten framgår av beställningen. Ingen särskild avgift tas ut för byte eller förtida avslut. Om Kunden frivilligt avslutar en betald och avtalsenligt tillhandahållen tjänst eller väljer att inte använda den, medför detta inte rätt till återbetalning för oanvänd licenstid. Detta påverkar inte Kundens rätt till rättelse, prisavdrag eller återbetalning vid fel, utebliven avtalad leverans eller enligt tvingande lag.

Personuppgiftsbiträdesavtal

1 Omfattning och roller

Kunden är personuppgiftsansvarig och WeOffice AB är personuppgiftsbiträde för personuppgifter som WeOffice behandlar på Kundens uppdrag i Danadot. Detta omfattar enkätuppdrag, avtalad AI-baserad analys och personuppgifter i Kundens projektyta. Kundens beställning och bilaga 1 anger behandlingens innehåll, omfattning och varaktighet. Bilaga 2 anger säkerhet och godkända underbiträden.

Avtalet gäller från parternas godkännande och så länge WeOffice eller dess underbiträden behandlar sådana uppgifter, även under avtalat läsläge och fram till radering av säkerhetskopior. Om Kunden själv agerar som biträde åt någon annan måste uppdraget och den ytterligare biträdeskedjan avtalas innan behandling påbörjas.

2 Kundens ansvar och instruktioner

Kunden bestämmer ändamålen, bedömer och dokumenterar rättslig grund, säkerställer att uppgifter får lämnas till WeOffice och ansvarar för information till de registrerade. Kunden beslutar vilka användare som får tillgång till projekt och resultat och vilka bevarandetider som behövs. Kunden ska bara lämna uppgifter som omfattas av instruktionen.

WeOffice får behandla uppgifter endast enligt dokumenterade instruktioner i detta avtal och senare skriftliga instruktioner från Kundens behöriga kontaktperson. Instruktioner i tjänsten ska kunna följas upp. Om WeOffice anser att en instruktion strider mot dataskyddsreglerna ska Kunden omedelbart informeras och den berörda behandlingen pausas tills frågan har lösts.

Om behandling krävs enligt unionsrätt eller tillämplig medlemsstats lag ska WeOffice informera Kunden före behandlingen, om inte lagen förbjuder det. WeOffice får inte använda Kundens uppgifter för egna ändamål med stöd av detta biträdesavtal. Användning enligt bilaga 3 sker under den ansvarsfördelning och de villkor som anges där.

3 Sekretess och säkerhet

WeOffice ska säkerställa att alla personer som har tillgång till uppgifterna omfattas av sekretessförbindelse eller lagstadgad tystnadsplikt och bara behandlar dem enligt behörighet och instruktion. Åtkomsten ska begränsas till vad arbetsuppgiften kräver och tas bort när behovet upphör.

WeOffice ska vidta och upprätthålla de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32 i dataskyddsförordningen, med beaktande av riskerna för de registrerade. Bilaga 2 ska vara färdigställd och åtgärderna genomförda innan berörd behandling börjar. Skyddsnivån får inte sänkas under avtalstiden.

4 Underbiträden och behandlingsland

Kunden ger allmänt skriftligt förhandstillstånd att anlita de underbiträden som anges i den ifyllda bilaga 2. WeOffice ska genom avtal ålägga dem motsvarande dataskyddsskyldigheter och ansvarar fullt ut gentemot Kunden för att de fullgör sina skyldigheter.

WeOffice ska i förväg skriftligen informera Kunden om tillägg eller byte av underbiträde, inklusive förändringar längre ned i kedjan, och ge Kunden verklig möjlighet att invända av dataskyddsskäl. Avtalad minsta framförhållning är 7 kalenderdagar. Om en befogad invändning inte kan lösas får Kunden avsluta berörd del utan extra avgift och få tillbaka förskottsbetalning för outnyttjad del. En ändring får inte genomföras utan att avtalets villkor är uppfyllda.

Behandling, lagring och åtkomst ska ske inom de EU/EES-länder som anges i bilaga 2. Åtkomst eller överföring utanför EU/EES kräver Kundens dokumenterade förhandsgodkännande och att kraven i dataskyddsförordningens kapitel V är uppfyllda. Det gäller också fjärrsupport och underbiträden.

5 Registrerades rättigheter

WeOffice ska med lämpliga åtgärder hjälpa Kunden att hantera registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningens kapitel III, med hänsyn till behandlingens art och i den mån det är möjligt. Direkt mottagna begäranden vidarebefordras utan onödigt dröjsmål. WeOffice svarar i Kundens ställe endast efter instruktion eller när lag kräver det.

Biståndet ska ges så att Kunden kan hålla lagens frister.

6 Incidenter och stöd i dataskyddsarbetet

WeOffice ska underrätta Kundens incidentkontakt utan onödigt dröjsmål och senast 48 timmar från det att WeOffice konstaterat att incidenten rör Kundens uppgifter. Den första underrättelsen får inte fördröjas av att utredningen är ofullständig.

Underrättelsen ska, när uppgifterna finns, beskriva vad som inträffat, berörda uppgifts- och personkategorier, ungefärligt antal berörda, sannolika konsekvenser, vidtagna eller planerade åtgärder samt kontaktväg. Saknade uppgifter ska kompletteras utan onödigt dröjsmål. WeOffice ska dokumentera händelsen, begränsa skadan och medverka i utredningen.

WeOffice ska hjälpa Kunden att fullgöra skyldigheterna enligt artiklarna 32–36, inklusive säkerhetsbedömning, konsekvensbedömning, incidenthantering och förhandssamråd, med hänsyn till behandlingens art och tillgänglig information. Kunden avgör om anmälan till tillsynsmyndighet och information till de registrerade krävs. Varje part ansvarar för sina egna lagstadgade skyldigheter.

7 Information och granskning

WeOffice ska lämna den information som behövs för att visa efterlevnad av artikel 28 och möjliggöra och bidra till Kundens granskningar och inspektioner, själv eller genom behörig oberoende granskare. Parterna ska planera granskningen proportionerligt och skydda andra kunders uppgifter. Rimligt förhandsbesked används när omständigheterna tillåter det. Det begränsar inte nödvändig granskning vid incident, konkret misstanke eller myndighetskrav.

8 Återlämning och radering

När behandlingstjänsten avslutas ska WeOffice enligt Kundens val återlämna eller radera uppgifterna och radera befintliga kopior. Avtalat läsläge är fortsatt behandling på Kundens uppdrag. Bilaga 1 anger tider, export och radering av säkerhetskopior. Om lag kräver fortsatt lagring ska WeOffice ange grunden och omfattningen, skydda uppgifterna och inte använda dem för andra ändamål. Genomförd radering ska kunna bekräftas skriftligen.

9 Ansvar

Parternas ansvar gentemot registrerade och deras inbördes fördelning av sådan ersättning följer artikel 82 i dataskyddsförordningen. Varje part bär sanktionsavgifter som påförs parten. Övrigt skadeståndsansvar mellan parterna för brott mot detta biträdesavtal: WeOffices sammanlagda ansvar för brott mot detta biträdesavtal är begränsat till 100 procent av det avtalade ordervärdet exklusive moms för den order som skadan avser, beräknat på samma sätt som i de allmänna villkorens punkt 7, och avser styrkt direkt skada. Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet, inte för regressanspråk enligt artikel 82.5 om ersättning till registrerade, och inte i den utsträckning tvingande lag hindrar den. Allmänna villkorens ansvarstak gäller inte automatiskt här och får aldrig begränsa tvingande rättigheter eller skyldigheter.

Bilaga 1 Behandlingsinstruktion

Uppdrag och ändamål

Uppdraget omfattar insamling, lagring, analys, AI-baserad bearbetning, redovisning och export för beställt projekt samt avtalad deltagaradministration och enkätutskick. Uppgifter lämnas av Kunden, användarna och deltagarna.

Instruktionen omfattar att jämföra Kundens sammanställda resultat med WeOffices aggregerade benchmarkvärden på övergripande nivå samt sektor- och branschnivå. De redovisas enligt bilaga 3:s gränser för antal svarande och antal organisationer, så att andra kundorganisationer och enskilda deltagare inte identifieras. Saknas tillräckligt underlag utgår jämförelsen och Kunden underrättas; övriga delar av leveransen påverkas inte. Användning av Kundens uppgifter för det gemensamma benchmarkunderlaget och för WeOffices övriga egna ändamål regleras i bilaga 3.

Personer och uppgifter

Registrerade är Kundens medarbetare, andra avtalade deltagare och personer i projektmaterialet. Uppgiftstyper är avtalade bakgrundsuppgifter, organisatorisk tillhörighet, enkätsvar, uppmätt tid för att besvara enkäten och härledda analysuppgifter samt, vid personliga utskick, arbetsrelaterad kontaktinformation, deltagarkod och utskicksstatus. Exakt fråge- och attributförteckning: den enkätversion som fryses i projektets enkätplan i Danadot och den frågekodsförteckning som hör till projektets datakoppling. Förteckningen lämnas till Kunden på begäran och ändras inte för en redan genomförd insamling. Individanknutna svarstidpunkter, IP-adresser och hänvisningsadresser ska inte ingå i enkätens svarsunderlag. Separata tekniska säkerhetsloggar regleras särskilt och får inte användas för att kringgå denna avgränsning.

När Kunden själv distribuerar en gemensam enkätlänk lämnas ingen deltagarlista med medarbetarnas e-postadresser till WeOffice. Medarbetarnas e-postadresser efterfrågas inte i detta enkätflöde. Vid personliga utskick hålls deltagarlistan åtskild från svaren och enkätens läge för anonyma svar används. Detta innebär inte i sig att övriga svar och bakgrundsuppgifter är juridiskt anonyma.

Känsliga personuppgifter, exempelvis om hälsa, och uppgifter om lagöverträdelser får inte efterfrågas utan särskild överenskommelse, rättslig bedömning och anpassat skydd. Fritext begränsas och deltagarna informeras om att inte lämna sådana uppgifter. Om de ändå förekommer begränsar WeOffice åtkomsten och underrättar Kunden för instruktion.

Resultat och distribution

Ordinarie leverans är sammanställda resultat, inte individanknutna enkätsvar. Deltagarlistor och utskick hanteras i den separata enkätmiljön. Vid egen distribution använder Kunden avtalad länk. Kunden ansvarar för rättslig grund och information före insamling. WeOffice lämnar underlag om sin behandling.

Grupper med färre än tio svarande redovisas inte separat. Innan resultatet visas sammanförs en sådan grupp med en annan grupp, bildar tillsammans med andra en ny grupp eller ingår enbart i överordnad nivå. Oavsett gruppering redovisas aldrig ett värde som bygger på färre än fem svarande, och när ett sådant värde döljs döljs även det som annars skulle göra det härledbart ur en total eller en komplementgrupp. Samma gränser gäller filter, jämförelser över tid och rapporter.

Bevarande och avslut

Licensens slut avser slutdatumet i den aktuella godkända beställningen. Tiderna nedan är maximala tider på Kundens instruktion och förutsätter ett fortsatt lagligt behov. Tidigare radering kan instrueras. Om flera tidsgränser gäller samma material ska den tidigaste tillämpas. En förlängd licens återupplivar inte raderade uppgifter och flyttar inte råmaterialets frist räknad från sista svaret.

Ordinarie resultat och kompletterande CSV med projektinställningar lämnas enligt punkt 10. Återlämning enligt personuppgiftsbiträdesavtalet omfattar de personuppgifter som behandlas på Kundens uppdrag i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, i dag CSV eller JSON och är inte begränsad till rapportutskrift. Begäran ska lämnas senast den dag läsläget upphör, alltså tre år efter licensens slut om inte en annan tid har avtalats. Uppgifter som redan har gallrats enligt tabellen ovan kan inte återlämnas; rättigheter enligt tvingande lag påverkas inte. Kundens val av återlämning eller radering verkställs inom 30 dagar. Utan annat besked instruerar Kunden radering vid angivna sluttider. Enskilda uppgifter tas inte bort ur en befintlig säkerhetskopia; en sådan kopia ändras inte i efterhand. Skyddet ligger i stället i att kopian fram till sin radering bara får användas för återställning, och att tidigare raderingar tillämpas igen innan materialet används normalt. Material för benchmark och egna utvecklingsändamål får bara framställas och bevaras enligt bilaga 3.

Bilaga 2 Säkerhet och underbiträden

Säkerhetsåtgärder

Åtgärderna ska vara införda och verifierade innan Kundens personuppgifter behandlas. Aktuell dokumentation ska kunna lämnas till Kunden vid granskning.

Åtkomst och avskiljning. Personliga konton, minsta nödvändiga behörighet, flerfaktorsautentisering för privilegierad åtkomst och regelbunden behörighetskontroll. Kunders projekt hålls åtskilda. Deltagarlistor och individbaserade enkätsvar hålls i en separat enkätmiljö. Endast kontrollerade sammanställningar får föras till projektmiljön.

Skydd och spårbarhet. Krypterad överföring och krypterade säkerhetskopior. Skydd för lagrade uppgifter och nycklar: samtliga säkerhetskopior krypteras med nycklar som WeOffice äger och som inte finns hos lagringsleverantören. Enkätmiljöns känsliga fält krypteras i den miljön med en nyckel som inte lämnar den. Driftshemligheter, som nycklar, lösenord och åtkomsttokens, lagras åtkomstbegränsat och säkerhetskopieras krypterat. Kopplingsnyckeln mellan deltagare och svar hålls åtskild från svaren och förstörs enligt bilaga 1. Behörig åtkomst och administrativa åtgärder ska loggas, loggar skyddas och granskas. Programvara ska underhållas, sårbarheter hanteras och obehörig åtkomst upptäckas.

Återställning och kontroll. Säkerhetskopior tas regelbundet av samtliga miljöer, tätare för tjänstens databas och för enkätmiljön under pågående insamling. Återställning provas regelbundet och efter väsentliga förändringar av driftmiljön. Radering omfattar även avbildningar och testkopior enligt bilaga 1. Säkerhetsåtgärdernas effektivitet utvärderas regelbundet. Verkliga kunduppgifter används inte i utveckling och lämnas inte till andra tjänster utan laglig och avtalad grund.

AI-miljö. Kundprojektets AI-behandling och modellutveckling ska vara separata flöden. Extern nätverksåtkomst, telemetri, loggning av indata och utdata samt automatisk reservväg till en extern AI-leverantör ska vara avstängda eller särskilt godkända och dokumenterade. Ett projekt där Kunden har motsatt sig extern AI får inte använda en extern reservleverantör.

Skydd vid redovisning. Små eller identifierbara grupper döljs. Filter, differenser och jämförelser över tid får inte röja individer. Gruppgränserna i bilaga 1 bevisar inte benchmarkunderlagens anonymitet.

Sammanställningar och kodade individrader ska hanteras som personuppgifter tills en dokumenterad bedömning visar att ingen person rimligen kan identifieras, direkt eller indirekt. Uppgifter får inte presenteras som anonyma enbart därför att namn eller en kopplingsnyckel har tagits bort.

Godkänd underbiträdesförteckning

Förteckningen omfattar behandling på Kundens uppdrag, inklusive relevanta underleverantörsled och supportåtkomst. Uppgifterna ska fyllas i och verifieras före avtalets bindande användning.

AI-behandling av Kundens projektuppgifter sker antingen hos de godkända AI-leverantörerna ovan eller med öppna modeller i WeOffices egen servermiljö. Byte eller tillägg av AI-leverantör sker enligt personuppgiftsbiträdesavtalets punkt 4. Bilaga 3 punkt 6 anger vad Kunden kan begränsa.

En modellutgivare blir inte underbiträde enbart därför att WeOffice installerar en öppen modell i sin Hetzner-miljö, förutsatt att inga kunduppgifter, loggar, telemetri eller supportunderlag överförs till modellutgivaren.

Betaltjänster, bokföring och Microsoftanvändning för WeOffices egna administrativa ändamål ingår inte i denna förteckning. Kortbetalning sker genom Stripe Payments Europe, Ltd. i Irland med Stripe, Inc. i USA. Stripe behandlar betalarens kontakt-, faktura- och betalningsuppgifter under WeOffices eget personuppgiftsansvar och som självständigt personuppgiftsansvarig för sina egna ändamål, och behandlar varken enkätsvar, deltagarlistor eller projekt- och analysmaterial. Om en leverantör även behandlar Kundens uppgifter på uppdrag ska den delen anges här.

Bilaga 3 Benchmark forskning utveckling och AI

Bilagan reglerar WeOffices användning av material för gemensamma benchmarkvärden, forskning, produktutveckling och WeOffice-styrd modellutveckling. Sådan användning får bara ske inom de innehållsgränser, anonymiseringskrav och kundbegränsningar som anges nedan.

1 Ändamål och ansvar

Underlagen får användas för studier om vad som bidrar till att arbetsplatser fungerar och relaterade arbetsplatsfrågor, utveckling av jämförelsetal, förbättring av enkätfrågor och plattform samt anpassning av WeOffices produkter till kundernas behov. De får även användas för att ta fram aggregerade benchmarkvärden på övergripande nivå samt sektor- och branschnivå. Individuell personalbedömning och marknadsföring till deltagare omfattas inte.

WeOffice är självständigt personuppgiftsansvarig för sin egen behandling för dessa ändamål när underlaget är personuppgifter. Kunden ansvarar för att ett utlämnande är tillåtet. WeOffice ansvarar för rättslig grund, information, säkerhet och registrerades rättigheter i sin behandling. Om parterna faktiskt bestämmer ändamål och medel gemensamt ska ansvaret regleras enligt artikel 26 innan behandlingen börjar. Framställningen av underlagen sker i WeOffices egen miljö, sedan kopplingen till Kundens projekt har brutits, och på WeOffices eget personuppgiftsansvar.

2 Underlag A och B

Underlag A innehåller minimerade respondentbaserade rader. Det får innehålla roll i dokumenterat klustrad form, tillåtna bakgrundskategorier, Workplace Adequacy Index (WAI), Dimensionera rätt, Diversifiera, Ökad användbarhet och Underlätta samarbete samt de avtalade frågeskalor som inte har placerats i Underlag B.

Tillåtna bakgrundskategorier i Underlag A är sektor, bransch, datainsamlingsår, före eller efter förändring, land och ålder i femårsintervall, i den utsträckning den dokumenterade minimerings- och riskbedömningen medger det. Namn, e-post, deltagaridentifierare, exakt ålder, organisation, organisationsdel, organisationskod, fritext och individuella svarstidpunkter får inte ingå.

Underlag B innehåller rollfrågans fullständiga fasta svarskategorier samt aktivitetsanalysen när dessa frågor ingår i enkäten. Aktivitetsanalysens andelar behålls i steg om fem procentenheter. Fritexten i svarsalternativet Annat ingår inte.

Övriga hela frågeskalor får fördelas olika mellan A och B för olika enkätversioner och insamlingar. För samma respondents svar i samma insamling får en skala, dess delfrågor eller ett härlett motsvarande svarsinnehåll bara ingå i ett av underlagen. Rolluppgiften i fullständig respektive klustrad form är det enda beslutade undantaget.

WeOffice fastställer före respektive insamling en versionshanterad innehållsbeskrivning. Den anger frågor och delfrågor per underlag, rollgruppering och vilka insamlingar versionen gäller. En ändrad fördelning gäller nya insamlingar och innebär inte att äldre svar kopieras till det andra underlaget.

3 Underlag C

Underlag C får innehålla deltagarens fasta kryssval i rollfrågan och ett separat fritextsvar där deltagaren beskriver sin roll och sina aktiviteter. Fritexten får bara tas in när den har anonymiserats så att varken en fysisk person eller en organisation rimligen kan identifieras. Svar som inte kan anonymiseras tillräckligt ska uteslutas. Fritexten i svarsalternativet Annat i den ordinarie rollfrågan förs inte till C eller något annat underlag A–E.

Underlag C används för utveckling av Danadot och redovisas inte normalt externt. Om Kunden har beställt en övergripande sammanfattning av roll- och aktivitetsfritext ska den tas fram inom kundprojektet innan organisationskopplingen bryts. Andra fritextfrågor som Kunden begärt används bara för Kundens beställda analys, förs inte till A–E och gallras som ursprungliga enkätsvar.

4 Underlag D

Underlag D får innehålla endast enkätversion och uppmätt tidsåtgång för att utvärdera och minska enkätens svarstid. Enkätversion avser formulärets version och får inte identifiera Kunden eller en enskild insamling. Underlaget får inte innehålla roll, bakgrundsattribut, svar, exakta start- eller sluttidpunkter, radordning eller nycklar som länkar det till andra underlag.

5 Underlag E

Underlag E ska utformas så att det inte innehåller uppgifter om en identifierad eller identifierbar fysisk person. En insamling får tas in endast när minst 30 personer har lämnat svar i den. Underlaget innehåller en rad per insamling och omfattar endast en kodad insamling, sektor, bransch, datainsamlingsår samt insamlingens medelvärden för Workplace Adequacy Index (WAI), Dimensionera rätt, Diversifiera, Ökad användbarhet och Underlätta samarbete. Omfattar en insamling flera organisationer med olika sektor eller bransch lämnas de fälten tomma.

Kodnyckeln som kopplar den kodade insamlingen till Kundens projekt ska lagras separat, vara åtkomstbegränsad och endast användas för rättelse, opt-out, hantering av mättillfällen och kontroll av dubletter.

Diagram där varje punkt är en insamling får visas endast när minst 15 insamlingar återstår efter samtliga val och filter. Koder eller andra etiketter visas inte. Exakta värden visas inte vid hovring om det skapar identifieringsrisk, och de underliggande punkterna får inte exporteras. Samma gräns gäller för sektor- och branschfiltrerade diagram.

Kunden kan begära att punkten för den egna insamlingen inte visas. Insamlingens värden får ändå bidra till genomsnitt, percentiler och andra aggregerade benchmarkmått, om Kunden inte separat har motsatt sig framtida bidrag till benchmarkunderlaget.

6 AI

WeOffice får använda AI för att framställa avtalade analyser i Kundens projekt samt använda anonymiserade underlag för benchmark och WeOffice-styrd modellutveckling. AI-behandlingen kan utföras med godkända externa AI-leverantörer inom EU/EES eller med öppna AI-modeller som drivs i WeOffices kontrollerade servermiljö. Externa leverantörer anges i underbiträdesförteckningen och får inte använda underlaget för egna modeller eller egna ändamål.

Kunden kan före projektets aktivering skriftligen kontakta WeOffice och begära att extern AI inte används i projektet eller att material från projektet inte används för benchmark och WeOffice-styrd modellutveckling. Ett senare besked gäller framtida behandling från den tidpunkt WeOffice har bekräftat beskedet. Beskedet påverkar inte material som redan har anonymiserats och införlivats i ett gemensamt underlag eller tidigare genomförd modellutveckling. WeOffice ska informera Kunden om en begränsning påverkar tjänstens funktioner, leveranstid eller pris.

De två begränsningarna hanteras separat. Ett besked om extern AI gäller AI-leverantören i Kundens projekt. Ett besked om benchmark och modellutveckling gäller framtida bidrag av projektmaterial till dessa ändamål. Modellträning får endast ske med material som har passerat WeOffices dokumenterade anonymiseringsprocess.

7 Skydd och villkor före användning

Material från en insamling får föras till underlagen A–E endast när insamlingen innehåller minst 30 svar som får användas för dessa ändamål. Gränsen prövas per insamling och före överföringen, och gäller samtliga underlag inklusive Underlag E. Underlagen får inte innehålla gemensamma respondentidentifierare eller andra bevarade kopplingsnycklar. Identifierande radordning, filnamn och annan teknisk metadata ska tas bort eller hanteras så att de inte återställer kopplingen. Före varje ny sammansättning ska WeOffice dokumentera riskerna för identifiering, sammanlänkning och slutsatser om individer, även gentemot tidigare versioner, råmaterial, säkerhetskopior och andra rimligen tillgängliga uppgifter. Uppdelningen i filer bevisar inte i sig anonymitet.

Före behandling för egna ändamål ska Kunden ha dokumenterat sin rättsliga grund och, när det krävs, ändamålsförenlighet och sekretessprövning. WeOffice ska ha dokumenterat att behandlingen stöds av ett berättigat intresse enligt artikel 6.1 f och sin bedömning av återidentifieringsrisken. Registrerade ska ha fått nödvändig information och kontaktvägen info@danadot.com. Kundens avtal är inte ett samtycke från medarbetarna.

8 Bevarande och åtkomst

Minimerade individrader skyddas som personuppgifter tills anonymitet har dokumenterats. Sådant material får bevaras i högst tre månader räknat från den dag det fördes över till underlaget. Material som inte har verifierats som anonymt inom den tiden ska raderas. Det får inte användas som ett undantag från bilaga 1 utan särskild tillåten grund. Genuint anonymiserade underlag A–D får bevaras längre än tio år så länge ändamålet kvarstår och anonymiteten består. Fortsatt behov och identifieringsrisk ska följas upp minst årligen. Om skyddet inte längre är tillräckligt ska användningen begränsas och uppgifterna skyddas, omarbetas eller raderas.

Underlag E får bevaras så länge ändamålet kvarstår och villkoren i punkt 5 är uppfyllda. Kodnyckeln ska ha en egen dokumenterad åtkomst- och gallringsregel. Underlagen får endast vara åtkomliga för behöriga personer och godkända biträden. Utlämnande till extern forskningshuvudman kräver separat prövning och överenskommelse. Publicering får endast avse sammanställningar som följer avtalets publiceringsgränser.